Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

Orientações práticas sobre o impacto no PMS

Impacto da LGPD na FNRH

A prática comum adotada no momento pelos hotéis é incluir nos formulários destinados ao hóspede, principalmente a FNRH, informações sobre a política de privacidade de dados pessoais do hotel. Dentro dos sistemas da APP (APP Hotel e HITS) é possível configurar esse texto na FRNH, além de outros formulários como Voucher e Extrato de Conta. Os sistemas da APP (APP Hotel e HITS) não realizam disparos em massa de e-mails marketing, promoções ou outras formas de marketing, vendas ou publicidade. Desta forma, cabe aos sistemas usados pelo hotel para estes fins específicos o controle sobre a autorização ou não do hóspede para o envio de promoções, ofertas e conteúdos similares.

Consentimento do hóspede e armazenamento de dados pessoais

O hotel não precisa da "autorização/consentimento" do hóspede para colher e armazenar seus dados pessoais. Isso ocorre porque o hotel é obrigado a fazer isso em função da observação da Lei 11.771/08, que institui a Política Nacional de Turismo, bem como à Portaria 177/11, que dispõe sobre a retenção de Dados de Hóspedes mediante o preenchimento da Ficha Nacional de Registro de Hóspedes, obrigações às quais a CONTROLADORA (hotel) não pode deixar de cumprir. A própria necessidade de emissão de documentos fiscais (NF-e / NFS-e) pelo hotel referente aos serviços prestados e produtos vendidos demandam que o hotel colha e armazene os dados dos hóspedes. Ambas as situações acima estão enquadradas na LGPD na hipótese de uso de dados pessoais para Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulatória pelo Controlador.

Tipos de dados pessoais que posso colher e armazenar

Importante destacar que somente os dados pessoais necessários para o preenchimento da FNRH bem como os dados para a emissão dos documentos fiscais (NF-e / NFS-e) estão enquadrados na hipótese de Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulatória pelo Controlador. Caso o hotel demande a coleta e armazenamento de dados pessoais não previstos nas possibilidades acima cabe ao hotel enquadrar essa necessidade dentro das demais hipóteses previstas na LGPD e documentar isso devidamente dentro da sua política de privacidade de dados pessoais e demais artefatos previstos na LGPD.

Dados pessoais sensíveis

Os sistemas da APP (APP Hotel e HITS) não coletam, armazenam ou tratam dados pessoais sensíveis que a LGPD conceitua como sendo aquele dado pessoal sobre: origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

Tempo de armazenamento do dados pessoal

Passado o prazo legal de 5 (cinco) anos o hotel não possui mais o enquadramento na hipótese de "Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulatória pelo Controlador" para manter os dados pessoais armazenados. Aqui temos algumas possibilidades. A primeira é o hotel possuir o enquadramento em outras hipóteses previstas na LGPD para que este dado pessoal permaneça armazenado. A segunda é que, mediante pedido formal do titular de dados pessoais (hóspede), o hotel anonimize aquele cadastro em específico. A recomendação é que o hotel explicite esse fluxo dentro das suas políticas de LGPD evitando assumir um ônus processual desnecessário. Os sistemas da APP (APP Hotel e HITS) já possuem recursos que suportam a anonimização de cadastros.

Pesquisa de dados pessoais em bancos de dados públicos

Os sistemas da APP (APP Hotel e HITS) possuem o recurso de pesquisa de dados pessoais com base no CPF do hóspede. Apesar dessa pesquisa ser realizada em bancos de dados públicos e estar em conformidade com a LGPD, recomendamos que o uso do recurso seja devidamente apresentado ao hóspede no ato do preenchimento da FNRH. Uma abordagem sugerida ao hóspede seria "Caro hóspede, para o preenchimento da FNRH podemos otimizar o processo pesquisando seus dados cadastrais em banco de dados públicos e aderentes a LGPD. Podemos seguir desta forma?". Ajuste o discurso de tal forma que ele esteja alinhado com seu DNA hospitaleiro.

Compartilhamento de dados pessoais

Os dados dos hóspedes podem ser compartilhados com terceiros, de forma manual ou via integrações dos sistemas APP (APP Hotel e HITS), desde que estejam enquadrados nas hipóteses de Execução de Contrato ou Interesse Legítimo do Controlador ou Terceiro. Por exemplo, caso o hotel tenha um sistema de Web Check-in integrado aos sistemas da APP se faz necessário que os dados pessoais do hóspede sejam enviados ao fornecedor do software de Web Check-in. Importante destacar, seguindo o exemplo acima, que somente os dados pessoais relacionados a essa necessidade devem ser compartilhados (no nosso exemplo o que faz sentido é o nome do hóspede, e-mail e celular, por exemplo). Recomendamos que nossos clientes conversem com cada um dos softwares integrados aos sistemas da APP para entender, validar e documentar quais dados pessoais são compartilhados entre as soluções. Essa é uma responsabilidade do hotel enquanto Controlador de Dados pessoais e merece nossa atenção dentro do enquadramento da LGPD.

Dúvidas e demais orientações

Para informações adicionais sobre nossos produtos e seu enquadramento na LGPD, por favor, acesse nossa Política de Privacidade de Dados no link https://www.appsistemas.com.br/noticias. Havendo dúvidas, nos acione pelo e-mail lgpd@appsistemas.com.br

PMS HITS - Passo a passo para incluir informações na FNRH

1º Passo - Acesse o Menu de Configurações > Hotel > e selecione a opção: Pontos de Venda

2º Passo - Edite o Ponto de Venda: Recepção

3º Passo - No campo: observação adicional para a FNRH insira a informação desejada, após esse procedimento clique no botão Confirmar

PMS HITS - Passo a passo para incluir informações no Voucher, Extrato da Conta e/ou Slip de Reserva

1º Passo - Acesse o Menu de Configurações > Configurações Gerais > e selecione a opção: Tipos de Observação

2º Passo - Clique no botão Incluir (+) para cadastrar uma nova observação

3º Passo - Preencher as informações solicitadas

1º Código: Inserir um código para a nova observação, exemplo: LGPD

2º Nome: Inserir o nome da nova observação, exemplo: LGPD

3º Exibir a observação no extrato da conta: Marcar esse parâmetro caso queira que as informações apareçam no extrato da conta

4º Habilitar observação para a governança: Marcar esse parâmetro caso queira que as informações apareçam nos relatórios de governança

5º Exibir a observação no slip de reserva: Marcar esse parâmetro caso queira que as informações apareçam no slip de reserva

6º Exibe a notificação no check-in: Marcar esse parâmetro caso queira que as informações apareçam na tela ao efetuar o check-in da reserva

7º Exibe a observação no voucher da reserva: Marcar esse parâmetro caso queira que as informações apareçam no voucher da reserva, enviado via e-mail para o hóspede

8º Salvar

PMS APP Hotel - como fazer a edição

Para nossos clientes da solução APP Hotel, o caminho para edição dessas informações é via abertura de ticket no SAC.